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Ratsklausur am 28. und 29. November 2020

in Form einer mehrteiligen Video-Konferenz mit BigBlueButton (BBB) 
am Samstag von 11:00 bis 17:00  Uhr (mit Pausen)
am Sonntag von  11:00 bis 14:00 Uhr (mit Pause)


Protokoll [ Samstag ] [ Sonntag ]


Die Zugangsdaten für die Teilnahme (via Internet oder Telefon, sowie Pad) werden rechtzeitig über den Mailverteiler des Rats bekannt gegeben. Wer per Telefon teilnehmen möchte oder als Gast, soll dies bis 27.11.2020 um 13:00 Uhr per E-Mail   an die Rats-VG (*) und/oder  an deren Ansprechperson mitteilen. Und wer weiß, dass er/sie/es an einem der Sitzungstage voraussichtlich ohne Internetzugang sein wird und dennoch teilnehmen möchte, kann sich ebenfalls an die o.a. Kontakt-Adressen wenden, um von dort eine Telefon-Nummer zu erfahren, die er/sie/es am Sitzungstag ca. 30 Minuten vor Sitzungsgbeginn anrufen kann, um die Telefon-Nummer für die Teilnahme per Telefon genannt zu bekommen.
Bitte beachten: Falls das BBB-System aus irgendeinem Grund neu aufgesetzt werden muss, dann ergibt sich u.U. eine andere PIN für die Teilnahme per Telefon; diese wird ggfs. im Pad und über die Rats-Mailingliste mitgeteilt, sobald BBB wieder nutzbar ist.

Angesichts des dichten Zeitplans und aus Rücksicht auf die anderen Teilnehmer*: Bitte VOR Beginn der Sitzung die Kurzanleitung für die Teilnahme an der Video-Konferenz durchlesen  oder sich eines der BBB-Tutorials anhören/anschauen, bzw. - wenn dann immer noch etwas unklar sein sollte (z.B. Probleme mit manchen Browsern) - sich vertrauensvoll per E-Mail an die Rats-VG (*) und/oder deren Ansprechperson wenden oder die Methode "Probieren geht über Studieren"  anwenden. Unmittelbar vor dem Beginn der Sitzung gibt es von 10:30 bis 11:00 Uhr die Gelegenheit, Fragen zur Nutzung des VK-Angebots beantwortet zu bekommen.

Wortmeldungen ("wm" oder "m") bitte über das  BBB-Chat kund tun. Die Option "Geteilte Notizen" des BBB wird i.d.R. nicht verwendet, bisweilen jedoch für die Bekanntgabe von mitteilenswerten URLs auf erwähnte Dokumente.
Zu Dokumentationszwecken kommt ein ein separates Pad zum Einsatz, in welches die Teilnehmer* etwas eintragen können, insbesondere ihre Namen für die Anwesenheitsliste(n) des Protokolls, aber auch - allerdings nur dann, wenn es partout nicht anders geht -  für Wortmeldungen über das Pad-Chat. Bitte sich VORAB über die Konfigurationsmöglichkeiten dieses sehr leistungsfähigen Pads informieren

Von Vorteil ist es, wenn alle Teilnehmenden zu Beginn der Sitzung folgende Einstellungen vorgenommen haben:

  • Mikrofon stummgeschaltet (z.B. um störende Hintergrundgeräusche fernzuhalten)
  • öffentlicher Chat eingeschaltet (z.B. für Wortmeldungen oder sonstige wichtige Mitteilungen)
  • eigene Kamera ausgeschaltet (zur Reduzierung des Datenaufkommens und Energieverbrauchs)
  • eigenen Bildschirm NICHT freigegeben (blockiert u.U. einige der sonstigen Anzeigen)
  • separates Pad geöffnet (z.B. für Eintrag des Namens oder Links oder längere Textpassagen)

Weitere Tipps zur Vermeidung von Rückkopplungen während der VK, die sich äußern können z.B. durch hohes Pfeifen oder Nachhall:

  • wer nicht spricht, schalte sein/ihr Mikrofon stumm;
  • wer nicht per Kopfhörer, sondern  per Lautsprecher zuhört, schalte während des eigenes Beitrages die Lautsrärke stark herunter.

Und falls der Ton einmal  zuhause (oder sonstwo) nicht ankommt: einfach mal dieTonwiedergabe kurz aus- und dann wieder einschalten (zu diesem Zweck ist der Button mit dem Kopfhörersymbol da) ; manchmal hilft dies.

Der Leistungsverbrauch lässt sich senken, bzw. die Stabilität sich steigern, wenn möglichst viele ihre Kamera ausschalten.

Und wer sich für Nettiquette interessiert, findet hier diesbezügliche Tipps, die nicht nur für ZOOM-Konferenzen gelten.

(*) Eine Mitteilung  an den Mail-Verteiler der Rats-VG wird zwangsläufig zu einer zu ignorierenden Meldung des unermüdlichen und unbestechlichen Verteiler-Mailbots führen, da nur die Postings der Mitglieder der Rats-VG unmoderiert verteilt werden.  Die Freigabe geschieht aber i.d.R. zeitnah - zu Nachtzeiten kann dies allerdings nicht garantiert werden. Eine Eingangsbestätigungs-Antwort erfolgt nur in begründeten Ausnahmefällen. Die benötigten Informationen werden rechtzeitig per E-Mail mitgeteilt. Erinnerungs- oder Mahn-Mails bedarf es nicht; solche werden jedoch - je nach Qualität - meist ohne Kommentar toleriert.